Hoeveel voorraad heb je eigenlijk nodig? Genoeg om niet mis te grijpen, maar ook weer niet zoveel dat je kasten en magazijnen vol liggen met materiaal dat je voorlopig niet gebruikt.
Precies daar draait min-max voorraadbeheer om. Je bepaalt vooraf wanneer een artikel aangevuld moet worden en hoeveel je daarvan wilt bestellen. Zo hoef je niet voortdurend zelf door je voorraad te lopen om te bepalen wat bijna op is.
Wat is min-max voorraadbeheer?
Bij min-max voorraadbeheer bepaal je per voorraadartikel twee belangrijke niveaus: de minimale en maximale voorraad.
De minimumvoorraad geeft aan wanneer het tijd wordt om een artikel opnieuw te bestellen. De maximumvoorraad geeft aan hoeveel je maximaal op voorraad wilt hebben.
Stel dat je van een artikel minimaal 5 en maximaal 15 stuks op voorraad wilt hebben. Zodra de voorraad onder het ingestelde minimum komt, weet je dat het artikel moet worden aangevuld.
Het doel is simpel: voldoende voorraad beschikbaar houden zonder onnodig veel materiaal op de plank te leggen.
Waarom niet gewoon wat extra bestellen?
Een paar dozen extra bestellen voelt vaak als de veiligste keuze. Je verkleint daarmee tenslotte de kans dat je misgrijpt.
Maar als je dat voor tientallen of honderden artikelen doet, groeit je voorraad ongemerkt mee. Er ligt meer geld vast in materiaal, je hebt meer opslagruimte nodig en de kans wordt groter dat artikelen lange tijd ongebruikt blijven liggen.
Te weinig voorraad is vervelend, maar structureel te veel voorraad is dus ook niet ideaal.
Door bewust een minimum en maximum te bepalen, zoek je naar de voorraad die past bij het daadwerkelijke gebruik.
Niet ieder artikel heeft dezelfde voorraad nodig
Een minimum- en maximumvoorraad hoef je niet voor ieder artikel hetzelfde in te stellen.
Een artikel dat dagelijks wordt gebruikt, vraagt waarschijnlijk om andere voorraadniveaus dan een onderdeel dat maar een paar keer per jaar nodig is. Ook levertijd speelt mee. Een product dat je leverancier snel kan leveren, hoef je mogelijk minder ruim op voorraad te houden dan een artikel met een lange levertijd.
Daarnaast kan dezelfde voorraad per locatie anders worden gebruikt.
Een artikel kan bijvoorbeeld hard lopen in het centrale magazijn, terwijl op een andere locatie maar enkele stuks nodig zijn. Daarom is het belangrijk dat je voorraadniveaus aansluiten op het werkelijke verbruik op die plek.
Van voorraadniveau naar besteladvies
Alleen een minimum- en maximumvoorraad vastleggen lost natuurlijk nog niets op. Je moet ook weten wanneer een artikel die grens bereikt.
Daar helpt digitaal voorraadbeheer bij.
In BarTrack kun je per voorraadartikel en voorraadlocatie een minimum, maximum en vast bestelaantal instellen. Komt de actuele voorraad onder het ingestelde minimum, dan wordt het artikel automatisch op de bestellijst gezet.
Je hoeft daardoor niet iedere plank langs om te ontdekken wat bijna op is. Het systeem helpt je bepalen waar actie nodig is.
Het bestelaantal leg je vooraf vast. Heb je bijvoorbeeld een minimum van 5 en een maximum van 15, dan kun je een vast bestelaantal van 10 instellen.
Zo maak je van voorraad controleren een veel voorspelbaarder proces.
Je bepaalt zelf wanneer je bestelt
Dat een artikel onder de minimumvoorraad komt, betekent niet dat er direct een bestelling de deur uit hoeft.
Je kunt de bestellijst eerst controleren en vervolgens zelf bepalen wanneer je de bestelling plaatst. Dat is bijvoorbeeld handig wanneer je bestellingen wilt combineren of eerst wilt controleren wat er daadwerkelijk nodig is.
Maar je kunt het proces ook verder automatiseren.
In BarTrack kun je instellen dat bestellingen op vaste dagen en tijden automatisch worden doorgezet. Zo kan je voorraad gedurende de week veranderen, terwijl je bijvoorbeeld op een vast moment de benodigde artikelen laat bestellen.
Dat scheelt niet alleen tijd. Het voorkomt ook dat voorraadbeheer afhankelijk wordt van iemand die eraan moet denken om de voorraad te controleren.
De juiste voorraad verandert mee
Een minimum- en maximumvoorraad stel je niet één keer in om er vervolgens nooit meer naar te kijken.
Gebruik verandert.
Misschien wordt een bepaald materiaal steeds vaker gebruikt. Een andere productgroep verdwijnt juist langzaam uit je organisatie. Seizoenen, nieuwe werkzaamheden of veranderende klantvraag kunnen eveneens invloed hebben op wat je nodig hebt.
Zie min-max voorraad daarom niet als een vast gegeven, maar als een hulpmiddel dat je af en toe aanscherpt.
Blijkt dat je ondanks je ingestelde minimum regelmatig misgrijpt? Dan kan het niveau te laag staan. Blijven er juist structureel veel artikelen liggen? Dan is het misschien tijd om de voorraad naar beneden bij te stellen.
En als je leverancier helpt met aanvullen?
Je hoeft voorraadbeheer bovendien niet altijd volledig zelf uit te voeren.
Wanneer je samenwerkt met een bij BarTrack aangesloten groothandel of leverancier, kan die partij via BarTrack helpen om je voorraad op peil te houden. Dat kan interessant zijn bij artikelen die je regelmatig bij dezelfde leverancier afneemt.
Je verschuift dan een deel van het voorraadbeheer van controleren en bestellen naar bewaken en aanvullen.
Dit principe wordt ook wel Vendor Managed Inventory (VMI) genoemd. Hoe ver je daarin gaat, kan per samenwerking verschillen. Daar gaan we in een volgende blog uitgebreider op in.
Minder controleren, gerichter bestellen
Min-max voorraadbeheer draait uiteindelijk niet om zoveel mogelijk voorraad automatiseren. Het draait om vooraf goede afspraken maken met jezelf.
Wanneer wil je actie ondernemen? Hoeveel wil je op voorraad hebben? En hoeveel wil je aanvullen wanneer het zover is?
Als je die keuzes eenmaal hebt gemaakt en je actuele voorraad digitaal bijhoudt, hoef je veel minder vaak handmatig te controleren wat er besteld moet worden.
Je voorraad vertelt je als het ware zelf wanneer het tijd is om in actie te komen.
Kort samengevat
Met min-max voorraadbeheer bepaal je vooraf hoeveel je minimaal en maximaal van een artikel op voorraad wilt hebben. Zodra de voorraad onder het minimum komt, weet je dat aanvulling nodig is.
In BarTrack kun je per voorraadartikel en locatie een minimum, maximum en bestelaantal instellen. Artikelen die onder hun minimum komen, verschijnen op de bestellijst. Je kunt die bestellingen zelf controleren en plaatsen of op vaste momenten automatisch laten doorzetten.
Zo voorkom je dat je voortdurend handmatig je voorraad moet controleren en werk je stap voor stap toe naar een voorraad die beter aansluit op wat je daadwerkelijk gebruikt.
Joelle Hablé : 12-08-2026 10:36
