De 10 grootste valkuilen bij het beheren van je  voorraad

Uit onderzoek blijkt keer op keer dat te veel of te weinig voorraad handenvol geld kost. Houdt jouw bedrijf ook voorraad? Lees dan hier wat de belangrijkste valkuilen zijn.

1. Artikelen zijn niet gelabeld / voorzien van barcode

Er is vrijwel geen magazijn waar geen start is gemaakt met het plakken van stickers voor de artikelen die er liggen. Maar zonder plan en de juiste hulpmiddelen vaak gedoemd te mislukken. Bakjes worden verwisseld, er worden andere artikelen in de bakjes gedaan zonder het label te wisselen, de artikelomschrijving is vaag of gewoonweg niet correct. Gevolg: een magazijn waar wel labels hangen, maar die niet worden gebruikt.

Je kent ze wel. De stellingen achterin waar de artikelen liggen met daarop een dikke stoflaag. Alleen de magazijnchef ziet ze af en toe maar voor de rest van de organisatie zijn ze onzichtbaar.

Er loopt een machine vast en je hebt met spoed een bepaald onderdeel nodig. Het bakje waar het in zou moeten liggen is leeg (...). Het laatste exemplaar blijkt te zijn gebruikt en niemand heeft doorgegeven dat het weer moest worden besteld. 

Dit is waarschijnlijk de grootste kostenpost bij bedrijven waar voorraad wordt gehouden. Standaardinstellingen houden geen rekening met het verbruik met als gevolg dat de voorraad van artikelen met een lage omloopsnelheid alleen maar groeit. Artikelen die helemaal niet verbruikt worden, worden zelfs soms gewoon bijbesteld.

Als niet precies bekend is waar artikelen liggen, zijn er meerdere uitdagingen. Op de eerste plaats natuurlijk dat een artikel simpelweg niet kan worden gevonden als je het nodig hebt. En bij het inruimen van deze artikelen loop je tegen hetzelfde probleem aan: de plek waar het bestelde artikel zou moeten worden neergelegd kan niet worden gevonden. Met als gevolg dat artikelen willekeurig in het schap terecht komen..

Dit is precies wat er gebeurt als er geen overzicht is waar artikelen liggen: dezelfde artikelen liggen op verschillende plekken. Bij het inruimen worden artikelen dan maar gewoon ergens neergelegd wat het probleem alleen maar verergert. Het gevolg: te veel voorraad en onnodig hoge kosten.

Iedereen heeft toegang tot het magazijn en haalt de artikelen weg die ze nodig hebben. Soms ligt er wel een voorraadlijstje en in een aantal gevallen kan er zelfs uitgescand worden, maar de praktijk leert dat mensen dat vergeten of er simpelweg geen zin hebben in de extra moeite.

Er zijn veel systemen die je helpen de voorraad te beheren. De meesten vergen echter een uitgebreide voorbereiding en een ingewikkelde implementatie. De ‘simpele’ systemen voldoen niet omdat ze niet de functionaliteit bieden die de medewerkers nodig hebben. Gevolg: het systeem wordt verkeerd en soms zelfs helemaal niet gebruikt.

Wie kent het niet? Degene die de voorraad beheert en de bestellingen doet werkt niet voltijds. Of is een tijdje op vakantie. Niet zelden heeft hij/zij ook nog vaak ook nog zo z’n eigen ‘systeem’. Bij vakantie en afwezigheid is er meestal geen vervanging waardoor bestellingen verkeerd of helemaal niet worden gedaan.