De afgelopen jaren is er veel gesproken over digitalisering in de bouw-, installatie- en industriële sector. Vaak gaat het dan over BIM, projectmanagementsoftware of planningstools. Maar als operations manager bij BarTrack zie ik een minstens zo grote verandering op een ander vlak: inkoop.

Inkoop was lange tijd een proces dat ‘erbij’ hoorde. Iets dat vooral veel tijd kostte, maar niet per se als strategisch werd gezien. Dat beeld kantelt snel. Niet alleen omdat organisaties efficiënter willen werken, maar ook omdat de complexiteit toeneemt: meer leveranciers, krapte in beschikbaarheid, strengere eisen rondom compliance, margedruk en hogere verwachtingen vanuit projectteams en klanten.

Wat ik zie in de markt is dat digitalisering van inkoop zich niet meer beperkt tot “online bestellen”. Het gaat steeds vaker over grip, standaardisatie, datakwaliteit en samenwerking in de keten. Hieronder deel ik de belangrijkste trends die ik op dit moment zie in bouw, installatie en industrie.

1. Inkoop verschuift van ad-hoc naar procesmatig

In veel organisaties ontstond inkoop historisch vanuit de praktijk: de werkvloer bestelde wat nodig was, wanneer het nodig was. Dat werkt zolang volumes beperkt zijn en de druk laag is. Maar naarmate projecten groter worden en organisaties groeien, ontstaat er behoefte aan een eenduidig proces: wie mag wat bestellen, bij wie, met welke prijsafspraken en onder welke voorwaarden?

Wat ik steeds vaker zie is dat organisaties inkoop willen professionaliseren, zonder het “werkbaar” te verliezen voor de uitvoerende teams. Dat betekent: heldere afspraken, maar ook een bestelproces dat snel is en aansluit op de dagelijkse realiteit. Digitalisering helpt hierbij, omdat het structuur aanbrengt zonder dat het meer handwerk hoeft te betekenen. 

2. Minder frustratie over ‘zoekwerk’ en meer focus op bestellen

Een onderschat probleem in inkoop is tijdverlies door zoekwerk: het opzoeken van artikelen, het vergelijken van leveranciers, het achterhalen van de juiste specificaties en het controleren van prijzen. In de praktijk kost dit vaak meer tijd dan het bestellen zelf.

De trend die ik zie is dat organisaties steeds vaker één centrale plek willen waar bestellers de juiste artikelen en leveranciers vinden, inclusief contractafspraken. Niet omdat men alles wil “controleren”, maar omdat men sneller wil werken én fouten wil voorkomen.

3. Datakwaliteit wordt cruciaal (en wordt eindelijk serieus genomen)

Digitalisering werkt alleen goed als de basis klopt. En in inkoop betekent dat: artikelen, eenheden, verpakkingseenheden, prijzen, alternatieven, levertijden, en vooral: consistentie.

In bouw en installatie is dit extra lastig omdat productdata in de keten niet altijd uniform is. Toch zie ik dat bedrijven steeds vaker willen investeren in betere artikeldata en standaardisatie. Niet als IT-project, maar als operationele noodzaak. Want zonder betrouwbare data blijft er correctiewerk nodig en mis je de voordelen van automatisering.

4. Integratie met ERP is geen “nice to have” meer

Waar digitalisering vroeger vaak begon met losse tools, is integratie met het ERP-systeem nu een harde eis. Niet alleen om de administratie op orde te houden, maar vooral om dubbel werk te voorkomen.

Organisaties willen dat bestellingen automatisch doorstromen naar hun financiële en logistieke processen, dat budgetten zichtbaar zijn, dat voorraadregistratie klopt en dat projectadministratie direct aansluit. In de praktijk is dit vaak het verschil tussen “we hebben een inkoopplatform” en “we hebben een werkend proces”.

5. De keten beweegt mee: groothandels digitaliseren in rap tempo

Wat ik ook zie is dat groothandels en leveranciers steeds meer mogelijkheden bieden om digitaal samen te werken. Denk aan orderstatussen, pakboninformatie, productupdates en digitale bevestigingen.

Dat is belangrijk, want een digitaal bestelproces is pas écht effectief als er aan beide kanten minder handwerk nodig is. De trend gaat duidelijk richting ketensamenwerking: sneller schakelen, minder miscommunicatie en meer transparantie.

6. Inkoop wordt een bron van managementinformatie

Inkoopdata is waardevol. Het laat zien waar geld naartoe gaat, welke projecten uit de pas lopen, waar verspilling ontstaat, welke leveranciers het best presteren en waar risico’s zitten.

Steeds meer organisaties willen niet alleen “bestellen”, maar ook sturen. Dat betekent dat inkoopplatformen vaker ingezet worden om rapportages en inzichten te creëren: kosten per project, afwijkingen in prijs, leverbetrouwbaarheid, en zelfs CO₂- en duurzaamheidsinformatie wanneer dat relevant wordt.

7. Automatisering wordt breder: van bestellen naar ontvangen en verwerken

Digitalisering stopt niet bij het plaatsen van de order. De volgende stap is automatisering van de opvolging: wat is de status, wat is geleverd, klopt de bestelling, en is het administratief verwerkt?

In de praktijk zijn dit juist de momenten waar veel tijd verloren gaat. Denk aan nabellen, zoeken naar bevestigingen, handmatig bijwerken van voorraad of het achteraf controleren van afwijkingen. Ik zie dat organisaties steeds vaker willen dat deze stappen vanzelf “mee lopen” in het proces.

8. De rol van operations verandert: meer regie, minder brandjes

Misschien is dit wel de meest interessante ontwikkeling. Door digitalisering verschuift de rol van operations van reactief naar regisserend.

Waar je vroeger vooral problemen oploste (leveringen die niet kloppen, budgetten die ontsporen, uren die weglekken door correcties), ontstaat nu ruimte om processen te verbeteren en vooruit te kijken. Dat maakt operations niet alleen efficiënter, maar ook strategischer.

Conclusie: digitalisering van inkoop is geen IT-verhaal, maar een operationele versneller

De trend is duidelijk: bedrijven in bouw, installatie en industrie willen grip, snelheid en betrouwbaarheid. Digitalisering van inkoop is daarbij geen doel op zich, maar een middel om projecten voorspelbaarder te maken en faalkosten te verlagen.

Wat ik vooral zie is dat de markt volwassen wordt. De vraag is niet meer óf men gaat digitaliseren, maar hoe men dat doet op een manier die past bij de praktijk. Succes zit vaak niet in grote woorden, maar in slim ingerichte processen die het dagelijks werk makkelijker maken.

En juist daar ligt voor mij de essentie: digitalisering moet niet meer werk opleveren, maar minder. Het moet helpen om een organisatie te laten draaien op structuur, transparantie en snelheid — zodat teams kunnen focussen op wat er echt toe doet: het werk uitvoeren, projecten opleveren en klanten bedienen.