In gesprekken met onze gebruikers horen we steeds dezelfde uitdagingen terug. Inkoop en voorraadbeheer worden als aparte taken benaderd, terwijl problemen juist ontstaan in de overgang daartussen: voorraad die onverwacht op is, materialen die dubbel worden besteld of onduidelijkheid over wat nog moet komen. Op basis van deze ervaringen en wensen hebben we BarTrack 5.0 ontwikkeld, inclusief nieuwe functies zoals het maken van picklijsten, het inruimen van je voorraad en we hebben balansen toegevoegd. Vanuit de overtuiging dat inkoop en voorraad één doorlopend proces vormen, dat je vanuit één systeem moet kunnen beheren. Om organisaties daarbij te ondersteunen introduceren we in deze update ook een AI agent, die helpt bij het inrichten en gebruiken van BarTrack op een manier die past bij de eigen werkwijze.

Inkoop en voorraad zijn één proces

In veel organisaties worden inkoop en voorraadbeheer nog afzonderlijk benaderd. In de praktijk zijn ze onlosmakelijk met elkaar verbonden. Wat je op voorraad houdt, is geplande inkoop. Wat je inkoopt, bepaalt direct de betrouwbaarheid van je voorraad.

Het doel is altijd hetzelfde: zo min mogelijk voorraad aanhouden, zonder risico op misgrijpen. Dat vraagt om continu inzicht in wat er op voorraad is, wat er verbruikt wordt en wanneer bijbestellen nodig is. BarTrack 5.0 is ontwikkeld vanuit deze samenhang, waarbij inkoop en voorraad bewust zijn samengebracht tot één logisch proces.

Eén gelosten keten van verbruik tot bijbestellen

In de dagelijkse praktijk lopen verschillende vormen van inkoop en verbruik door elkaar. Er is vaste voorraad, project- of productiegebonden inkoop, materiaal dat retour komt en voorraad die automatisch aangevuld moet worden.

BarTrack 5.0 maakt deze keten gesloten. Materialen die worden verbruikt, beïnvloeden direct de voorraad. Teruggekomen materialen worden opnieuw opgenomen. Op basis van het daadwerkelijke gebruik ontstaat inzicht in wanneer en wat bijbesteld moet worden. Zo wordt voorraadbeheer een actief onderdeel van het inkoopproces, in plaats van een losse controle achteraf.

Vastleggen waar het gebeurt

Omdat inkoop en voorraad één proces vormen, moet dat proces ook vastgelegd worden waar het daadwerkelijk plaatsvindt. Materialen worden gepakt, ontvangen en teruggelegd op de werkvloer.

BarTrack 5.0 ondersteunt dit door dagelijkse handelingen eenvoudig vast te leggen, onder andere door het maken van picklijsten, het kunnen bijhouden van je ingeruimde voorraden en het kunnen opmaken van de balans. Hierdoor blijft de voorraad actueel en is het inzicht voor inkoop en management gebaseerd op de werkelijkheid.

De AI agent als ondersteuning bij inrichting en gebruik

Het samenbrengen van inkoop en voorraad in één systeem vraagt om een goede inrichting. En die inrichting verschilt per organisatie.
Daarom introduceren we in BarTrack 5.0 ook een AI agent die ondersteunt bij onboarding en implementatie.

De AI agent begeleidt gebruikers bij het begrijpen van het proces, het maken van keuzes en het optimaal inzetten van BarTrack binnen jouw organisatie. Via chat en beeld is deze ondersteuning altijd beschikbaar, afgestemd op de specifieke situatie van de gebruiker.

Het fundament voor wat volgt

BarTrack 5.0 is geen verzameling losse verbeteringen, maar een fundamentele stap in het compleet maken van inkoop en voorraadbeheer binnen één platform.
In de komende blogs zoomen we verder in op onderdelen van dit proces en laten we zien hoe deze in de praktijk werken, inclusief de nieuwe functies, picklijsten, voorraad inruimen, balansen en AI-support.

BarTrack 5.0 is online al beschikbaar en ook de app zal snel volgen. Zo heb je overal toegang tot de nieuwe functies.