Samen met onze gebruikers ontwikkeld: zo richt je een magazijn eindelijk slim in met behulp van een Startlijst

Een magazijn opnieuw inrichten klinkt vaak eenvoudiger dan het in werkelijkheid is. Veel bedrijven weten dat hun voorraadbeheer beter moet, maar lopen vast zodra ze eraan beginnen. Dat is ook niet vreemd. In de praktijk zien we dat voorraadbeheer vaak jarenlang is gegroeid zonder duidelijke structuur. Materialen liggen verspreid, alleen ervaren medewerkers weten waar bepaalde artikelen liggen en retourmaterialen worden ergens teruggelegd zonder dat dit wordt geregistreerd. Ondertussen verdwijnen materialen ongemerkt uit de voorraad of worden ze gebruikt op projecten zonder dat ze ooit worden gefactureerd.

Bij sommige organisaties zorgt dat vooral voor frustratie en extra zoekwerk. Bij andere bedrijven heeft het direct financiële gevolgen. Zo sprak ik laatst een leverancier van grondstoffen waar stilstand van één machine meer dan €150.000 per uur kost. Op dat moment wordt direct duidelijk hoe belangrijk grip op voorraad eigenlijk is.

Toch blijkt het opnieuw inrichten van een magazijn vaak de grootste uitdaging. Niet omdat bedrijven niet willen veranderen, maar omdat het lastig is om overzicht te krijgen. Zeker in technische organisaties met specialistische materialen. Vaak kunnen alleen ervaren monteurs of magazijnmedewerkers bepalen wat een artikel precies is en of het überhaupt op voorraad moet blijven liggen. Daardoor worden veel voorraadprojecten ingewikkeld en tijdrovend.

Juist daarom hebben we samen met onze gebruikers de afgelopen jaren gewerkt aan een methode die voorraadbeheer eenvoudiger maakt. Geen ingewikkelde implementatie of theoretisch model, maar een praktische aanpak die werkt op de werkvloer. Een methode die monteurs, magazijnmedewerkers en bestellers helpt om stap voor stap een overzichtelijk magazijn op te bouwen zonder direct alles perfect te hoeven organiseren.

De basis van die methode is de Startlijst in BarTrack. Het proces begint met het selecteren van de leveranciers waarvan materialen op voorraad liggen. Vanuit daar ontstaat langzaam een lijst van artikelen die in het magazijn aanwezig zijn of aanwezig moeten blijven. Dat kan handmatig worden opgebouwd, maar veel bedrijven kiezen ervoor om leveranciers hierbij te betrekken. Leveranciers weten vaak precies welke materialen veel worden gebruikt en helpen zo om snel inzicht te krijgen in artikelen die belangrijk zijn voor de voorraad.

Daarna begint het echte inrichten van het magazijn. Tijdens dit proces zagen we iets opvallends terugkomen bij vrijwel iedere organisatie. Monteurs en magazijnmedewerkers hebben vaak een duidelijke voorkeur voor waar materialen moeten liggen. Dat is logisch, want materialen die dagelijks worden gebruikt wil je dichtbij hebben opgeslagen. Iedere extra meter lopen kost uiteindelijk tijd.

Samen met onze gebruikers ontwikkelden we daarom de Startsticker. Een eenvoudige barcode waarmee medewerkers flexibel kunnen bepalen welke materialen in welke bakken liggen. Via de BarTrack Mobile App wordt een artikel uit de Startlijst gekoppeld aan een sticker. Vanaf dat moment weet BarTrack welk artikel in welke bak ligt, zonder dat direct de definitieve locatie hoeft vast te liggen.

Dat klinkt simpel, maar maakt in de praktijk een enorm verschil. Teams kunnen eerst rustig ervaren wat logisch werkt op de werkvloer voordat alles definitief wordt ingericht. Ondertussen kunnen materialen al wel worden gescand en besteld. Dat geeft veel rust tijdens het inrichtingsproces.

Wanneer uiteindelijk duidelijk is welke bakken waar moeten komen te staan, worden de locaties toegevoegd aan BarTrack. Denk aan kasten, stellingen, magazijnzones of servicewagens. Door vervolgens de Startstickers te scannen, weet BarTrack exact waar ieder artikel zich bevindt. Zo ontstaat stap voor stap een volledig overzichtelijk en digitaal magazijn.

De laatste stap is het printen van de definitieve Voorraadstickers. Deze bevatten alle bestelinstellingen die tijdens het inrichten zijn vastgelegd. Vanaf dat moment wordt voorraadbeheer echt eenvoudig. Materialen kunnen worden gescand, besteld en uitgegeven zonder zoekwerk of handmatige administratie. Ook werken met picklijsten wordt daardoor veel efficiënter.

Wat deze methode bijzonder maakt, is dat deze volledig samen met onze gebruikers is ontwikkeld. Niet vanuit theorie, maar vanuit dagelijkse praktijkervaring. Iedere verbetering ontstond vanuit situaties die monteurs, magazijnmedewerkers en bestellers tegenkwamen op de werkvloer. En dat proces gaat nog iedere dag door. Samen blijven we BarTrack verbeteren zodat voorraadbeheer niet ingewikkelder wordt, maar juist steeds eenvoudiger.

Samenvatting

Veel bedrijven lopen vast op onoverzichtelijke magazijnen, verdwenen materialen en inefficiënte voorraadprocessen. Samen met onze gebruikers ontwikkelde BarTrack daarom een praktische methode om magazijnen stap voor stap slim in te richten. Met de combinatie van de Startlijst, Startstickers en Voorraadstickers ontstaat een overzichtelijk, scanbaar en efficiënt magazijn waarin medewerkers direct weten wat waar ligt en hoeveel er nog op voorraad is.