Voorraadbeheer in productie: voorkom onnodige stilstand

Een machine hoeft geen groot defect te hebben om stil te komen staan. Soms ontbreekt simpelweg het juiste onderdeel of verbruiksmateriaal. Het materiaal zelf kost misschien maar een paar euro, terwijl ieder uur productiestilstand een veelvoud daarvan kost.

Voor productiebedrijven is voorraadbeheer daarom meer dan weten wat er in het magazijn ligt. Het gaat om beschikbaarheid: zorgen dat de juiste materialen aanwezig zijn op het moment dat productie of onderhoud ze nodig heeft.

Niet alle voorraad wordt uiteindelijk verkocht

Bij voorraadbeheer in productie denk je misschien als eerste aan grondstoffen en eindproducten. Maar daarnaast is er vaak een grote groep materialen die nodig is om de productie draaiende te houden.

Denk aan bevestigingsmaterialen, technische onderdelen, verbruiksartikelen en materialen voor onderhoud en reparatie.

Deze voorraad krijgt soms minder aandacht omdat de materialen geen onderdeel zijn van het eindproduct of een relatief lage waarde hebben. Toch kan juist het ontbreken van zo'n artikel grote gevolgen hebben.

Een machine die niet kan draaien omdat een klein onderdeel ontbreekt, maakt dat onderdeel ineens bijzonder kostbaar.

Wat kost één uur stilstaan?

Bij een productiebedrijf waar we mee spraken, liepen de kosten van een stilstaande machine op tot ongeveer €1.500 per uur.

Dan verandert de rekensom snel.

Het gaat niet meer alleen om de waarde van het artikel dat ontbreekt. Je moet ook kijken naar verloren productiecapaciteit, medewerkers die niet verder kunnen en mogelijke gevolgen voor de planning en levering.

Dat betekent overigens niet dat je van ieder mogelijk onderdeel grote hoeveelheden op voorraad moet leggen. Daarmee verplaats je het probleem alleen maar. Er ligt dan veel geld vast in materialen die je misschien jarenlang niet gebruikt.

De uitdaging is om te bepalen welke materialen beschikbaar moeten zijn en hoeveel je daarvan nodig hebt.

Maak de voorraad zichtbaar waar hij wordt gebruikt

Voorraad in een productieomgeving ligt bovendien lang niet altijd op één centrale plek.

Materialen kunnen in een magazijn liggen, maar ook bij een productielijn, machine, werkplek of technische dienst. Daardoor kan een artikel administratief nog aanwezig zijn, terwijl het op de plek waar iemand het nodig heeft niet beschikbaar is.

Digitaal voorraadbeheer wordt daarom interessanter wanneer je niet alleen artikelen registreert, maar ook weet waar de voorraad ligt.

Met BarTrack kun je verschillende voorraadlocaties inrichten en per locatie bijhouden welke artikelen aanwezig zijn. Zo kun je de voorraad organiseren op een manier die aansluit op de fysieke productieomgeving.

Een 2-bin-systeem: eenvoudig aanvullen op de werkvloer

Een praktische methode die bijvoorbeeld in de paneelbouw wordt gebruikt, is het 2-bin-systeem.

In plaats van één grote voorraad van een artikel liggen er twee bakken klaar. Eerst wordt bak één gebruikt. Zodra die leeg is, wordt overgeschakeld op bak twee.

De lege bak is vervolgens het signaal dat het artikel moet worden aangevuld.

Het voordeel daarvan is dat medewerkers tijdens het werk niet voortdurend hoeven bij te houden hoeveel schroeven, connectoren of andere materialen nog aanwezig zijn. De tweede bak vormt de voorraad waarmee je kunt doorwerken terwijl de eerste wordt aangevuld.

Combineer je zo'n praktische werkwijze met digitale registratie en bestellen, dan kun je het aanvulproces verder vereenvoudigen.

Niet voortdurend tellen wat bijna op is

Ook zonder een 2-bin-systeem wil je voorkomen dat iemand regelmatig alle schappen moet nalopen om te bepalen wat besteld moet worden.

Daarvoor kun je met minimum- en maximumvoorraden werken.

In BarTrack kun je per voorraadartikel en locatie vastleggen wanneer de voorraad te laag wordt. Zodra een artikel onder het ingestelde minimum komt, verschijnt het op de bestellijst. Met een vooraf ingesteld bestelaantal weet je vervolgens hoeveel er aangevuld moet worden.

Dat maakt voorraadbeheer voorspelbaarder.

Je reageert niet pas wanneer iemand ontdekt dat het laatste exemplaar is gebruikt, maar creëert eerder een moment waarop aanvulling in gang kan worden gezet.

Niet ieder onderdeel is even kritisch

Voor een goed voorraadbeheer in productie is het daarom verstandig om niet alle artikelen hetzelfde te behandelen.

Van een veelgebruikt verbruiksartikel wil je waarschijnlijk een andere voorraad aanhouden dan van een duur reserveonderdeel. En een onderdeel dat binnen enkele uren geleverd kan worden, vraagt om een andere aanpak dan iets met een levertijd van meerdere weken.

Kijk daarom bijvoorbeeld naar gebruik, levertijd en vooral naar de gevolgen wanneer een artikel niet beschikbaar is.

Een relatief goedkoop onderdeel dat een complete productielijn kan stilleggen, kan bedrijfskritischer zijn dan een veel duurder artikel waarvan je eenvoudig een alternatief kunt gebruiken.

Voorraadoptimalisatie gaat dus niet alleen over de waarde van wat er op de plank ligt. Het gaat ook over de waarde van beschikbaarheid.

Ook de leverancier kan een rol spelen

Bij veel terugkerende verbruiksmaterialen kan het bovendien interessant zijn om het aanvullen gedeeltelijk bij een leverancier neer te leggen.

Een bij BarTrack aangesloten leverancier kan via BarTrack helpen om de voorraad van een klant op peil te houden. Daardoor hoeft je eigen organisatie minder tijd te besteden aan controleren en bestellen.

Hoe ver je daarin gaat, bepaal je samen.

De leverancier kan ondersteunen bij het voorraadproces, terwijl je zelf inzicht houdt in wat er gebeurt. Dit wordt Vendor Managed Inventory, oftewel VMI, genoemd.

Voor productieomgevingen met grote aantallen terugkerende verbruiksartikelen kan dat een interessante volgende stap zijn.

Voorkom dat voorraad pas belangrijk wordt als hij ontbreekt

Technische voorraad en verbruiksmaterialen krijgen vaak pas veel aandacht wanneer er iets niet aanwezig blijkt te zijn.

En juist dan is het te laat.

Door voorraadlocaties zichtbaar te maken, kritieke artikelen te bepalen en vooraf na te denken over minimumvoorraden en aanvulling, kun je het voorraadproces veel beter laten aansluiten op de productie.

Het doel is daarbij niet om zoveel mogelijk op voorraad te leggen.

Het doel is dat de juiste materialen beschikbaar zijn wanneer je ze nodig hebt.

Kort samengevat

Voorraadbeheer in productie draait niet alleen om grondstoffen en eindproducten. Ook technische onderdelen en relatief goedkope verbruiksmaterialen kunnen essentieel zijn voor de continuïteit van je productie.

Door voorraad per locatie inzichtelijk te maken, kritieke artikelen te herkennen en met minimumvoorraden of bijvoorbeeld een 2-bin-systeem te werken, kun je eerder aanvullen en de kans op onverwachte tekorten verkleinen.

Met BarTrack kun je deze voorraden digitaal beheren en het bestelproces ondersteunen. Zo voorkom je dat een klein ontbrekend onderdeel uiteindelijk een heel groot probleem wordt.