Wat is VMI? Zo werkt Vendor Managed Inventory

Je koopt regelmatig dezelfde materialen bij dezelfde leverancier. Toch controleer je zelf wat er nog ligt, bepaal je wat er besteld moet worden en plaats je vervolgens de bestelling.

Maar waarom eigenlijk?

Je leverancier kent de artikelen, weet wat hij kan leveren en ontvangt uiteindelijk toch je bestelling. Met Vendor Managed Inventory, kortweg VMI, draai je een deel van het proces daarom om: je leverancier helpt je om je voorraad op peil te houden.

Dat kan jou werk besparen én je leverancier een heel andere rol geven.

Wat is Vendor Managed Inventory?

Bij Vendor Managed Inventory krijgt een leverancier een rol in het voorraadbeheer van zijn klant.

Hoe groot die rol is, hoeft niet voor iedere samenwerking hetzelfde te zijn.

De ene klant wil vooral dat een leverancier inzicht heeft en adviseert wanneer aanvulling nodig is. Een andere klant wil dat de leverancier daadwerkelijk helpt met bestellen of het aanvullen van de voorraad op locatie.

VMI is dus niet één vaste werkwijze. Je spreekt samen af wie waarvoor verantwoordelijk is.

Het uitgangspunt blijft hetzelfde: je hoeft als klant niet meer volledig zelfstandig te controleren wanneer materialen moeten worden aangevuld.

Van leverancier naar voorraadpartner

Normaal gesproken begint een bestelling bij jou.

Je merkt dat iets bijna op is, bepaalt hoeveel je nodig hebt en geeft de bestelling door. De leverancier komt pas in beeld nadat jij actie hebt ondernomen.

Bij VMI kan dat eerder.

Met BarTrack kan een aangesloten leverancier of groothandel betrokken worden bij het voorraadbeheer van zijn klant. Afhankelijk van de gemaakte afspraken kan de leverancier bijvoorbeeld helpen bij de bestelinstellingen, voorraadniveaus bewaken en ervoor zorgen dat materialen tijdig worden aangevuld.

Daarmee verandert de relatie.

Je leverancier levert niet alleen wat je bestelt, maar helpt ervoor te zorgen dat je kunt beschikken over wat je nodig hebt.

Hoe weet je wanneer iets aangevuld moet worden?

VMI werkt alleen goed wanneer er voldoende inzicht is in de actuele voorraad.

Daarvoor kun je verschillende werkwijzen gebruiken.

Je kunt materiaaluitnames bijvoorbeeld registreren wanneer ze plaatsvinden. Maar dat is niet in iedere omgeving noodzakelijk of wenselijk. Bij een praktijk of voorraadkast met veel verbruiksartikelen kan het praktischer zijn om op een vast moment de voorraad te controleren of te scannen.

Ook een 2-bin-systeem kan worden gebruikt. Zodra de eerste bak leeg is, vormt dat het signaal voor aanvulling terwijl vanuit de tweede bak kan worden doorgewerkt.

De beste methode hangt dus af van het soort voorraad en de manier waarop materialen worden gebruikt.

Het doel is niet om zoveel mogelijk te registreren. Het doel is dat duidelijk wordt wanneer aanvulling nodig is.

Minimum en maximum geven houvast

Daarbij kunnen minimum- en maximumvoorraden helpen.

Je spreekt vooraf af hoeveel je minimaal van een artikel wilt hebben en hoeveel voorraad passend is. Verandert het gebruik, dan kunnen die instellingen worden aangepast.

Dat is belangrijk, want een goede VMI-voorraad is niet statisch.

Misschien neemt het gebruik van een bepaald artikel toe. Misschien wordt een ander product nauwelijks meer gebruikt. Wanneer klant en leverancier dat inzicht hebben, kan de voorraad daarop worden aangepast.

Dat helpt niet alleen tekorten voorkomen, maar maakt ook zichtbaar welke materialen structureel blijven liggen.

Ook vervangende artikelen kunnen onderdeel zijn van het proces

Een leverancier beschikt bovendien over kennis die je als klant niet altijd zelf hebt.

Een artikel kan bijvoorbeeld worden vervangen door een nieuw product of tijdelijk niet beschikbaar zijn. Binnen de samenwerking kan een leverancier helpen om een passend vervangend artikel te beheren.

Daarmee gaat VMI verder dan alleen de vraag: hoeveel liggen er nog?

De productkennis van de leverancier wordt onderdeel van het voorraadproces. Zeker bij grote aantallen verbruiksartikelen kan dat veel uitzoekwerk bij de klant voorkomen.

Wat levert VMI jou als klant op?

Het meest zichtbare voordeel is tijd.

Je hoeft minder vaak zelf te controleren wat bijna op is, bestellijsten samen te stellen en afzonderlijk actie te ondernemen om terugkerende artikelen aan te vullen.

Maar minstens zo belangrijk is de beschikbaarheid.

Als voorraad structureel wordt bewaakt, wordt de kans kleiner dat je pas ontdekt dat iets ontbreekt wanneer je het nodig hebt.

Dat kan relevant zijn in een tandartspraktijk of zorgomgeving, maar net zo goed in productie, industrie, een magazijn of een andere organisatie waar dagelijks verbruiksmaterialen nodig zijn.

Je besteedt minder aandacht aan het bestelproces, terwijl je wel inzicht houdt in je voorraad.

En wat levert het de leverancier op?

VMI is niet alleen dienstverlening aan de klant.

Voor een leverancier kan het een manier zijn om de klantrelatie te verdiepen. In plaats van wachten op de volgende losse bestelling wordt de leverancier onderdeel van het voorraadproces.

Dat zorgt voor meer inzicht in de behoefte van de klant en maakt herhaalbestellingen voorspelbaarder.

Daarnaast kan het aandeel van de leverancier in de totale inkoop van een klant toenemen. Wanneer je als leverancier verantwoordelijkheid neemt voor een assortiment en ervoor zorgt dat dit goed beschikbaar blijft, wordt het voor de klant logischer om meer van die terugkerende behoefte via jou te laten verlopen.

Je concurreert dan niet alleen op prijs of op hoe eenvoudig iemand een bestelling in je webshop kan plaatsen.

Je biedt een service waarmee je de klant daadwerkelijk werk uit handen neemt.

VMI hoeft niet meteen volledig automatisch

De stap naar Vendor Managed Inventory hoeft ook niet te betekenen dat je de volledige controle over je voorraad uit handen geeft.

Je kunt klein beginnen.

Bijvoorbeeld met één artikelgroep, één voorraadkast of een selectie van veelgebruikte verbruiksmaterialen. Eerst kan de leverancier meekijken en adviseren. Later kun je besluiten om meer onderdelen van het bestel- of aanvulproces over te dragen.

Zo kun je samen bepalen welke vorm van VMI bij de organisatie past.

Het belangrijkste is dat klant en leverancier allebei inzicht hebben en duidelijke afspraken maken over wie controleert, wie bestelt en wie aanvult.

Een bestelling voorkomen is soms betere service dan een bestelling ontvangen

Voor leveranciers zit daar misschien wel de grootste verandering.

Traditioneel draait veel aandacht om het zo eenvoudig mogelijk maken van bestellen. Een goede webshop, snelle orderverwerking en een soepele levering blijven natuurlijk belangrijk.

Maar de beste bestelling voor je klant kan ook een bestelling zijn waar hij zelf helemaal niet meer over hoeft na te denken.

Wanneer je als leverancier helpt bepalen wat nodig is en wanneer het moet worden aangevuld, verkoop je niet alleen materialen. Je helpt een proces organiseren.

En juist daarin kan VMI van een leverancier een voorraadpartner maken.

Kort samengevat

Vendor Managed Inventory (VMI) betekent dat een leverancier een deel van het voorraadbeheer van zijn klant overneemt. Hoe ver dat gaat, bepaal je samen: van meekijken en adviseren tot bestellen en het daadwerkelijk aanvullen van voorraad.

Met BarTrack kunnen aangesloten leveranciers en groothandels klanten helpen hun voorraad op peil te houden. Voor de klant betekent dat minder tijd kwijt zijn aan controleren en bestellen en meer zekerheid over beschikbaarheid. Voor de leverancier biedt het de kans om meer service te leveren, de klantrelatie te versterken en een groter onderdeel van het inkoopproces te worden.

Zo verandert de relatie van leveren wat een klant bestelt naar zorgen dat een klant heeft wat hij nodig heeft.