Welk voorraadbeheersysteem past bij jouw bedrijf?

Je wilt meer grip op je voorraad. Maar zodra je op zoek gaat naar software, kom je al snel allerlei oplossingen tegen. Een ERP-systeem, WMS, voorraadsoftware of misschien toch gewoon Excel. Wat heb je nu echt nodig?

Het antwoord hangt niet alleen af van de omvang van je bedrijf. Veel belangrijker is hoe je materialen door je organisatie bewegen, hoeveel mensen ermee werken en hoeveel administratie je daarvoor wilt bijhouden.

Begin niet bij de software, maar bij je materiaalproces

De keuze voor een voorraadbeheersysteem begint met een simpele vraag: wat wil je eigenlijk beter organiseren?

Misschien wil je vooral weten hoeveel materiaal er nog op voorraad ligt. Maar het kan ook zijn dat je meerdere voorraadlocaties hebt, regelmatig dezelfde verbruiksartikelen bestelt of wilt voorkomen dat iemand misgrijpt. Misschien wil je materialen aan projecten koppelen, voorraad in servicebussen beheren of bestellingen bij verschillende leveranciers eenvoudiger verwerken.

Hoe meer materiaalstromen er ontstaan, hoe lastiger het wordt om het overzicht handmatig bij te houden.

Dat betekent overigens niet automatisch dat je een uitgebreid voorraadbeheersysteem nodig hebt.

Wanneer is Excel nog voldoende?

Voor een kleine, overzichtelijke voorraad kan Excel prima werken. Zeker wanneer maar één of twee mensen verantwoordelijk zijn voor de voorraad en er weinig verandert.

Het wordt lastiger zodra meerdere mensen materialen pakken of aanvullen. Een spreadsheet weet immers niet dat iemand zojuist drie dozen heeft meegenomen. Dat moet iemand zelf registreren.

Ook bij meerdere voorraadlocaties, veel artikelen en terugkerende bestellingen neemt de administratie snel toe. Je bent dan steeds meer tijd kwijt aan het actueel houden van je bestand.

Op dat moment is de vraag niet meer of Excel voorraad kan registreren. Dat kan het uitstekend. De vraag is hoeveel handelingen nodig zijn om die registratie betrouwbaar te houden.

Wat doet een ERP-systeem?

Een ERP-systeem gaat veel verder dan voorraadbeheer. Het verbindt verschillende bedrijfsprocessen, bijvoorbeeld administratie, inkoop, verkoop, projecten en financiën.

Voor veel organisaties vormt het ERP daarom terecht het centrale systeem.

Dat betekent alleen niet dat het automatisch de handigste oplossing is voor iedere handeling op de werkvloer. Een medewerker die voor een schap staat en een artikel pakt, wil daar bijvoorbeeld niet eerst een uitgebreid administratief proces voor doorlopen.

Daarom kan specifieke voorraadsoftware naast een ERP worden gebruikt. Het ERP blijft leidend voor de processen waarvoor het bedoeld is, terwijl de voorraadsoftware het dagelijkse materiaalproces eenvoudiger maakt. Door systemen te koppelen voorkom je dat dezelfde informatie meerdere keren moet worden ingevoerd.

Wanneer heb je een WMS nodig?

Een Warehouse Management System, oftewel WMS, is ontwikkeld voor het aansturen van magazijnprocessen. Denk aan uitgebreide processen rondom ontvangst, opslag, orderpicking, verplaatsingen en verzending.

Voor organisaties waar complexe magazijnlogistiek een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering is, kan zo'n systeem precies zijn wat nodig is.

Maar niet iedere voorraadlocatie is een distributiecentrum.

Een magazijn bij een installatiebedrijf, een voorraadkast in een tandartspraktijk, een technische dienst binnen een productiebedrijf of een aantal kasten met verbruiksmaterialen stelt heel andere eisen aan voorraadbeheer.

Daar kan een uitgebreid WMS onnodig zwaar zijn.

Wanneer past laagdrempelige voorraadsoftware beter?

Tussen een spreadsheet en een uitgebreid WMS zit een groot gebied.

Je wilt bijvoorbeeld wel digitaal weten wat er ligt, maar medewerkers moeten materialen vooral snel kunnen registreren. Je wilt minimumvoorraden instellen en eenvoudiger bestellen, zonder daarvoor een ingewikkeld magazijnproces op te tuigen.

Dat is het gebied waarin een oplossing als BarTrack past.

Met BarTrack kun je voorraadlocaties digitaal inrichten en artikelen registreren met behulp van barcodes. Je kunt voorraadniveaus bijhouden, minimum- en maximumvoorraden instellen en bestellingen vanuit het systeem verwerken.

Dat kan in een magazijn zijn, maar net zo goed in een servicebus, praktijk, productielocatie of voorraadkast.

BarTrack kan daarbij zelfstandig worden ingezet als laagdrempelige stap naar digitaal voorraadbeheer, maar ook worden gekoppeld aan bestaande bedrijfssoftware. Je hoeft dus niet noodzakelijk je huidige systemen te vervangen om het materiaalproces op de werkvloer slimmer te organiseren.

Kijk vooral naar wie het systeem moet gebruiken

Een belangrijk criterium wordt bij de keuze voor voorraadsoftware nog weleens vergeten: wie moet er dagelijks mee werken?

Een magazijnmedewerker werkt anders met voorraad dan een monteur, productiemedewerker of medewerker van een zorgpraktijk.

Als iedere uitname veel handelingen vraagt, wordt de kans kleiner dat medewerkers consequent registreren. En als registraties ontbreken, klopt uiteindelijk ook de digitale voorraad niet meer.

Kijk daarom niet alleen naar hoeveel functies een systeem heeft. Kijk vooral naar hoeveel handelingen nodig zijn om die functies in de praktijk te gebruiken.

Een eenvoudig proces dat daadwerkelijk wordt gevolgd, levert vaak meer op dan een uitgebreid proces dat medewerkers proberen te omzeilen.

Stel jezelf deze vragen voordat je kiest

Vraag jezelf daarom eerst af hoeveel voorraadlocaties je hebt, hoeveel mensen materialen gebruiken en hoe vaak de voorraad verandert. Kijk vervolgens naar het bestelproces. Moet iemand regelmatig controleren wat er bijna op is? Wordt er bij meerdere leveranciers besteld? En wil je dat proces gedeeltelijk automatiseren?

Denk ook na over de systemen die je al gebruikt. Moet voorraadbeheer daar onderdeel van zijn of kan een gespecialiseerde oplossing ermee samenwerken?

En misschien wel de belangrijkste vraag: hoeveel tijd wil je dat je medewerkers dagelijks kwijt zijn aan voorraadbeheer?

De beste oplossing is namelijk niet automatisch het systeem met de meeste mogelijkheden. Het is het systeem dat past bij de manier waarop jouw organisatie daadwerkelijk met materialen werkt.

Van voorraadregistratie naar materiaalstroom

Goed voorraadbeheer draait uiteindelijk om meer dan weten hoeveel stuks er op een plank liggen.

Materialen komen binnen, worden opgeslagen, gebruikt, verplaatst en opnieuw besteld. Soms gaan ze naar een project, soms naar een servicebus en in andere organisaties worden ze gebruikt voor productie, onderhoud of behandeling.

Daarom is het verstandig om bij de keuze voor voorraadsoftware verder te kijken dan alleen de voorraadstand.

Hoe eenvoudiger je die hele materiaalstroom kunt registreren en organiseren, hoe minder handmatig werk nodig is om je voorraad betrouwbaar te houden.

Kort samengevat

Welk voorraadbeheersysteem bij je past, hangt vooral af van je materiaalproces. Voor een eenvoudige voorraad kan Excel voldoende zijn. Een ERP ondersteunt veel bredere bedrijfsprocessen en een WMS past vooral bij organisaties met uitgebreide magazijnlogistiek.

Wil je vooral laagdrempelig materialen registreren, voorraadniveaus bewaken en bestellen eenvoudiger maken, dan kan gespecialiseerde voorraadsoftware zoals BarTrack een betere tussenstap zijn. Dat kan als zelfstandig systeem, maar ook als aanvulling op software die je al gebruikt.

Kijk daarom niet alleen naar wat een systeem allemaal kan. Kijk vooral naar hoe eenvoudig het voor jouw medewerkers is om je voorraad in de praktijk actueel te houden.