Voorraadbeheer zonder voorraadbeheer

Minder tijd aan voorraad, meer tijd voor de patiënt

Voorraadbeheer is waarschijnlijk niet de reden waarom je ooit in de zorg bent gaan werken. Toch kost het in veel praktijken iedere week weer verrassend veel tijd. Materialen tellen, controleren wat bijna op is, bestellingen plaatsen en hopen dat je niets bent vergeten. Ondertussen wil je eigenlijk maar één ding: aandacht geven aan je patiënten.

De vraag is dan ook niet hoe je jouw voorraad beter beheert. De vraag is hoe je er zo min mogelijk tijd aan kwijt bent.

Voorraadbeheer hoeft geen aparte taak te zijn

In veel praktijken is voorraadbeheer nog een terugkerende klus. Aan het einde van de week loopt een assistent langs de kasten, noteert welke producten bijna op zijn en plaatst vervolgens één of meerdere bestellingen. Dat werkt, maar het kost tijd en blijft een momentopname. Tussen twee telmomenten kan een belangrijk artikel alsnog opraken.

Met BarTrack werkt het anders. Voorraadbeheer wordt onderdeel van de dagelijkse routine, zonder dat daar extra administratie voor nodig is.

Een paar scans maken het verschil

Er zijn verschillende manieren om de voorraad actueel te houden. Sommige praktijken kiezen ervoor om materialen uit te scannen zodra ze naar de behandelkamer gaan. Andere praktijken scannen aan het einde van de dag alleen de producten die zijn gebruikt.

In beide gevallen wordt de voorraad automatisch bijgewerkt. Zodra een artikel de minimale voorraad bereikt, verschijnt het direct op de bestellijst. Je hoeft dus niet meer alle kasten langs om te controleren wat aangevuld moet worden.

Bestellen wordt een kwestie van controleren

Doordat BarTrack precies weet welke artikelen aangevuld moeten worden, staat de bestelling al voor je klaar. Werk je met een aangesloten groothandel, dan kun je de bestelling direct vanuit BarTrack versturen. Dat bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook dat artikelen worden vergeten of verkeerd worden besteld.
In plaats van een uur voorraad tellen en bestellen, ben je vaak in enkele minuten klaar.

Meer rust in de praktijk

Het grootste voordeel is misschien nog wel de rust. Je hoeft niet meer na te denken of een bepaald product nog op voorraad is. Je weet dat de voorraad actueel is en dat artikelen automatisch op de bestellijst verschijnen wanneer dat nodig is.

Daardoor neemt de kans op misgrijpen tijdens een behandeling sterk af en blijft er meer tijd over voor waar het echt om draait: goede zorg voor je patiënten.

Samenvatting

Voorraadbeheer hoeft geen wekelijkse klus meer te zijn. Door materialen eenvoudig te scannen tijdens of na de werkdag blijft de voorraad automatisch actueel. In combinatie met aangesloten groothandels wordt ook het bestellen grotendeels geautomatiseerd. Zo besteed je minder tijd aan voorraadbeheer en meer tijd aan de patiënt.